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Gestione degli articoli con ordini speciali

A volte i clienti hanno in mente articoli specifici che non sono disponibili in magazzino. Ed è qui che entrano in gioco gli Special Orders (ordini speciali)!

Vendita di un articolo esaurito


1. Creare una vendita come di consueto.

2. Nella schermata della transazione, aggiungere i prodotti alla vendita come di consueto.
 
3. Per gli articoli che saranno ordinati in modo speciale, è possibile cercare per SKU, UPC, codice prodotto o descrizione.

Cliccare per disattivare l'icona Inventory Only (solo inventario). Questo permette di visualizzare i record di prodotto nel proprio sistema con una quantità pari a zero, insieme all'inventario attuale.



4. Fare doppio clic sull'articolo una volta individuato, oppure evidenzialo e selezionare Select.

5. Si apre un avviso di ordine speciale. Selezionare Yes per vendere l'articolo e contrassegnarlo per l'ordinazione.



(rivenditori multi-negozio) Se altre sedi dispongono di quantità sufficienti dell'articolo in magazzino, selezionare Request Transfer (richiedi trasferimento) dal negozio selezionato e scegliere la sede desiderata. Nel campo Transfer Comments (commenti sul trasferimento), inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che la sede è tenuta a conoscere (per esempio se l'articolo è un regalo e il cliente ne ha bisogno entro una data specifica).

Se esiste un articolo dell'ordine non assegnato/non ricevuto in quantità sufficiente per soddisfare il cliente, l'opzione Associate to Purchase Order (associa a ordine di acquisto) è attiva. Selezionare l'ordine desiderato dal menu a discesa. Vengono visualizzati nome del venditore/fornitore, PO Number (numero PO), stato dell'ordine e data di creazione dell'ordine. 



Suggerimento avanzato: È possibile anche selezionare No se si desidera vendere l'articolo ma al momento non si desidera contrassegnarlo per l'ordinazione. Ad esempio, se l'articolo è disponibile in negozio, ma non è quantificato in Ascend, è possibile selezionare No. Prendere nota per correggere la quantità del prodotto in un secondo momento ed accertarsi di eseguire i conteggi di rotazione regolari per tenere sotto controllo l'inventario! 

Consigliamo di selezionare Yes ogni volta che occorre effettivamente ordinare l'articolo. Ciò permette di tracciare lo stato dell'ordine speciale in ogni passaggio del processo. 

6. Accettare eventuali pagamenti, se necessario. Non è necessario accettare un pagamento per salvare la vendita.

7. Cliccare su Save (salva).

8. Se la transazione è stata saldata per intero, e l'articolo verrà ritirato in un secondo momento, selezionare la casella Keep Transaction Open (mantieni aperta la transazione) nella schermata Change Due (resto).



La transazione viene salvata come Layaway (pagamento dilazionato) e, se necessario, è possibile trovarla selezionando View > Layaways (visualizza > pagamenti dilazionati) dal desktop Ascend.

9. Una volta che il prodotto è stato ordinato e ricevuto e il cliente torna a ritirarlo, è possibile trovare la transazione sotto Layaway (pagamento dilazionato)

Se gli articoli inseriti negli ordini speciali sono serializzati, il numero di serie dovrebbe essere inserito automaticamente nella transazione, a patto che sia stato aggiunto durante il processo di ricezione (articolo in inglese). Se il numero di serie non è stato assegnato alla ricezione del prodotto, verrà chiesto di inserire un numero di serie. 

10. Infine, finalizzare eventuali pagamenti in sospeso (se necessario) e cliccare su Save (salva) per chiudere la transazione.

11. Si apre un avviso per modificare lo stato dell'ordine speciale come Complete (completato). Cliccare Yes per modificare lo stato dell'ordine come completato.



12. Cliccare su Save (salva).

13. Si apre un avviso di transazione saldata per intero. Selezionare Finish as a Sale (Termina come vendita)


Ordinazione di un articolo con ordine speciale


1. Aprire un ordine fornitore esistente o creane uno nuovo (per il fornitore che vende l'articolo).

2. Nell'ordine fornitore, selezionare View > Items to Order (visualizza > articoli da ordinare).

Si apre la finestra degli articoli da ordinare. La parte superiore della finestra è per gli articoli di riordino (dettato dai valori Min e Max del prodotto). La parte inferiore della finestra riguarda gli Special Orders (ordini speciali).



3. Selezionare la casella accanto agli articoli che si desidera ordinare.

4. Selezionare Add to Order (aggiungi all'ordine).

5. Procedere con il processo di ordinazione come al solito!

Quando l'articolo appositamente ordinato arriva nel negozio e viene contrassegnato come ricevuto, si ha anche la possibilità di inviare una email o un SMS al cliente per informarlo che il suo ordine è pronto per il ritiro.

I numeri di serie legati a un ordine speciale ricevuto vengono associati automaticamente all'articolo in vendita nella transazione.

Controllo stati degli ordini speciali


Esistono diversi modi per controllare lo stato di un articolo ordinato in modo speciale. Ecco come accedervi dal desktop Ascend:

1. Selezionare Reports > scorrere fino alla sezione Special Order > fare doppio clic su uno dei report sugli ordini speciali
  • Special Order Items On Order (articoli ordini speciali in ordinazione)
  • Special Order Items Not Yet Received (articoli ordini speciali non ancora ricevuti)
  • Special Order Items Received (articoli ordini speciali ricevuti)


2. Selezionare View > Special Ordered Items (visualizza > articoli ordini speciali).



3. Selezionare View (visualizza) > Layaways (prenotati) > aprire la transazione > controllare la colonna Special Order per lo stato.



4. (Rivenditori Trek) Una volta inoltrato l'ordine associato, la colonna Delivery Date (data di consegna) mostra la data di spedizione, stimata o promessa fornita da B2B.
Suggerimento avanzato: Le stime di consegna storiche non vengono tracciate: tenere traccia di tutte le modifiche comunicate al cliente nel campo Comments (commenti) della transazione o dell'articolo in vendita.


Notifiche ordini speciali


È possibile informare facilmente il cliente e il personale coinvolto in un ordine speciale dalle schermate Purchase Order (ordine d'acquisto) o Check-In Transfers (check-in trasferimenti) in Ascend.

Quando si riceve un articolo di un ordine speciale in un ordine d'acquisto e si clicca su Save (salva), si apre l'avviso di notifica.

La Product Description (descrizione del prodotto) viene inserita nella parte superiore della notifica.

Al di sotto, è riportato un riassunto dettagliato della transazione che riguarda questo articolo con il nome del cliente, del venditore che ha richiesto la vendita e, se pertinente, del tecnico dell'ordine di lavoro coinvolto.



Se il cliente ha un metodo di contatto preferito, viene contrassegnato da una stella ed è automaticamente selezionato per la notifica della transazione. Se un cliente non ha fornito informazioni di contatto, tale opzione è disattivata.  



Per gli ordini di lavoro, le modalità di notifica per il Technician (tecnico) e il Requester (richiedente) sono selezionati per impostazione predefinita invece del cliente.  



Per i rivenditori multi-negozio, se viene contrassegnato un articolo di un ordine speciale per il trasferimento da un'altra sede, apparirà la stessa finestra di notifica nella schermata Check-In Transfers (check-in trasferimenti) quando l'articolo viene ricevuto nel negozio.

È anche possibile usare la nuova icona di notifica nella barra degli strumenti Transfers (trasferimenti).


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