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Outil de gestion des commandes spéciales - Ascend HQ

Configuration


1. L’utilisation de cet outil requiert les autorisations suivantes :
a. Création de rapports - Ascend HQ
i. Si vous ne disposez que de cette autorisation, l’outil fonctionnera uniquement en lecture seule et vous n’aurez pas accès à l’ensemble de ses fonctions.
b Commandes fournisseur
i. Cet ajout à « Création de rapports - Ascend HQ » vous donnera un accès complet à l’outil.
2. Mise à jour vers la version 22.1 ou versions ultérieures.

3. Vous aurez également accès uniquement à la consultation des commandes spéciales et aux options d’exécution de la commande depuis les emplacements auxquels vous avez accès.
a. Tous les utilisateurs pourront voir les options d’exécution de commande en magasin, même s’ils n’ont pas accès à cet emplacement si un magasin est configuré.

Emplacement de l’outil de gestion des commandes spéciales dans Ascend HQ


Il se trouvera dans Ascend HQ, sous Orders (commandes) > Special Orders (commandes spéciales).



Onglets filtrés




Après que vous ayez cliqué sur la section Special Orders (commandes spéciales), vous verrez un rapport qui contient quatre onglets différents :

Not Yet Ordered (Pas encore commandé)
a. Cet onglet reprend les commandes spéciales qui n’ont pas encore un type d’exécution de commande comme un transfert, une commande ou de demande de magasin associé.

Fast Track (Voie accélérée)
a. Cet onglet reprend toutes les commandes spéciales auxquelles une exécution a été attribuée. Il peut s’agir d’une option d’exécution différente qui permet d’exécuter la commande spéciale plus vite.

Assigned (Attribué)
a. Cet onglet affiche toutes les commandes spéciales auxquelles une option d’exécution a été attribuée. Il y aura également différentes colonnes par défaut, dont la date d’arrivée estimée et le numéro de suivi de la commande si celle-ci a été expédiée.

All Special Orders (Toutes les commandes spéciales)
a. Cet onglet reprend toutes les commandes spéciales.
b. Vous pouvez décider d’afficher ou de masquer les transferts en cours et/ou les articles finalisés au cours des 30 derniers jours.

Options de rapport


Il y a quelques options complémentaires qui ont été modifiées dans la section Report Options (Options de rapport) du rapport.



L’option Include completed items from past 30 days (inclure les articles finalisés des 30 derniers jours) a été supprimée.

L’option Include Committed Transfers (Inclure les transferts confirmés) est désormais disponible uniquement sous les onglets des commandes attribuées et de toutes les commandes spéciales.

Fulfillment Priority (Priorité d’exécution)


Vous pouvez sélectionner ici la manière dont le menu déroulant Transfer (Transfert) ou Assign Order (Attribuer une commande) sera trié.

Warehouse (entrepôt)


Certains revendeurs qui possèdent plusieurs surfaces commerciales disposent d’un emplacement au sein de leur structure qui fait office d’entrepôt. En général, cet entrepôt ne réalise pas ses propres transactions. Il s’agit en réalité d’un endroit qui permet d’organiser la majorité des articles des fournisseurs et qui les reçoit d’abord à cet emplacement avant de transférer plus tard le produit vers tous les autres emplacements afin de remplir l’inventaire.

À l’heure actuelle, Ascend RMS ne dispose pas d’une désignation spéciale pour un entrepôt. De fait, un entrepôt apparaît comme n’importe quelle autre emplacement. Un Passeur de commande centralisé qui possède l’autorisation Commande fournisseur peut désigner un entrepôt dans Ascend HQ. Une fois que vous aurez sélectionné et appliqué cet entrepôt dans les Options de rapport, il ne sera plus possible de modifier celui-ci.

La sélection d’un entrepôt ajoutera quelques options d’exécution de commande supplémentaires qui n’auraient pas été disponibles antérieurement :

Vous pourrez attribuer des Commandes spéciales à une commande d’entrepôt (envoyée ou non)
Remarque : Les commandes d’emplacements autres que l’entrepôt et l’emplacement d’où provient la commande spéciale ne seront pas disponibles dans la liste des options d’exécution.

Vous serez en mesure d’attribuer des commandes spéciales pour un transfert depuis l’emplacement de l’entrepôt, même si l’entrepôt n’a actuellement aucun des produits en stock.
Si vous n’avez pas accès à l’emplacement de l’entrepôt, vous pourrez désormais réaliser le transfert depuis cet emplacement.
Remarque : vous ne serez pas en mesure de voir les commandes spéciales de l’entrepôt si vous n’avez pas accès à cet emplacement.

Sélection de l’entrepôt dans HQ



1. Ce menu déroulant reprend tous les emplacements inclus dans la structure de ce revendeur.

2. Une fois que vous avez sélectionné un emplacement et cliqué sur apply (appliquer), un message d’avertissement vous indiquera que vous ne serez pas en mesure de changer l’entrepôt après la sélection de l’option Appliquer.


3. Si vous cliquez sur Apply (Appliquer) dans le message d’avertissement, l’entrepôt sera enregistré et une option d’entrepôt apparaîtra uniquement en tant que choix disponible pour un transfert ou une attribution de commande.

4. Le menu déroulant Warehouse (entrepôt) sera alors désactivé et ne pourra pas être à nouveau sélectionné.

États des entrepôts HQ


Les nouveaux états pour les commandes spéciales incluent Assigned to Warehouse (Attribué à un entrepôt) devant pour pouvoir tenir compte du moment où l’option d’exécution de la commande est attachée à un entrepôt.

Assigned to Warehouse - Not Yet Ordered (attribué à un entrepôt - pas encore commandé)
- Utilisé lorsque la rangée d’exécution de la commande d’un poste de vente possède un identifiant d’article de commande nul et que l’entrepôt ne dispose pas d’une quantité disponible suffisante pour exécuter la commande.

Assigned to Warehouse - Unsubmitted (attribué à un entrepôt - non envoyées) et Assigned to Warehouse - Submitted (attribué à un entrepôt - envoyé)
-Utilisé lorsque la rangée d’exécution de la commande d’un poste de vente possède un identifiant d’article, mais que l’article concerné n’a pas encore été reçu.
* Submitted (envoyé) : quand la commande associée possède une date de soumission.
* Unsubmitted (non envoyé) : quand la commande associée ne possède pas une date de soumission.

Assigned to Warehouse - Transfer - Requested, Assigned to Warehouse - Transfer Picked, Assigned to Warehouse - Transfer - Sent (Attribué à l’entrepôt - Transfert - Sollicité, attribué à l’entrepôt - Transfert retiré, Attribué à un entrepôt - Transfert - Envoyé) ou Assigned to Warehouse - Transfer - Received (Attribué à l’entrepôt - Transfert - Reçu)
- Utilisé lorsque la rangée d’exécution de la commande d’un poste de vente possède un identifiant d’article de commande nul et que l’entrepôt dispose d’une quantité disponible suffisante pour exécuter la commande.
- Ou lorsque la rangée d’exécution de la commande d’un poste de vente possède un identifiant d’article de commande non nul et que l’entrepôt dispose d’une quantité disponible suffisante pour exécuter la commande et que l’article associé de la commande a été reçu.
- Dans tous les cas, l’état propre au transfert (Requested (sollicité), Picked (récolté), Sent (envoyé) ou Received (reçu) doit être récupéré de la même manière que pour les transferts qui n’impliquent pas l’entrepôt.

Formulaire des articles à commander - Entrepôt


La colonne Transfer To Location (Transférer vers l’emplacement) apparaît désormais quand une demande d’entrepôt pour commande spéciale existe. Elle apparaît uniquement pour les emplacements d’entrepôt et uniquement s’ils possède une demande d’entrepôt de commande spéciale. Une commande d’entrepôt de commande spéciale est créée lorsque vous sélectionnez une option d’exécution de commande d’entrepôt dans l’outil de gestion des commandes spéciales et que la quantité disponible ne suffit pas à exécuter la commande spéciale.


Quand une demande d’entrepôt de commande spéciale attend la réception d’un bon de commande avant de transférer l’article à l’emplacement demandeur, on parle d’Waiting on dependency (Attente de dépendance). Cet état apparaît dans les détails du transfert.

Sélection du menu déroulant



1. Vous verrez toutes les options d’exécution de commande pour une commande spéciale spécifique dans le menu déroulant Transfer (transfert) ou Assign Order (attribuer une commande).
a. Les transferts disponibles apparaîtront si un emplacement différent au sein de votre infrastructure de revendeur, auquel vous avez accès, possède l’article de la commande spéciale en stock.
b Les bons de commande créés à l’emplacement de la commande spéciale ou au magasin apparaîtront si l’article de la commande spéciale est inclus dans le bon de commande et n’a pas déjà attribué à autre chose (comme une autre commande spéciale ou s’il a été marqué pour location).

2. Quand une commande spéciale ne possède aucune option d’exécution, le menu déroulant est désactivé et affiche « none » (aucune).


3. Une fois qu’une commande spéciale avec un état d’exécution de commande spéciale de Transfer (transfert) a un état de transfert égal à retiré, envoyé ou reçu...
i. La zone de menu déroulant est désactivée.
ii. Le texte de la zone de menu déroulant sera « [Emplacement du transfert] »



4. Une fois qu’une commande spéciale avec un état d’exécution de commande spéciale de Order (commande) a un état d’article de bon de commande égale à received (reçu)
i. La zone de menu déroulant est désactivée.
ii. Le texte de la zone de menu déroulant sera « Received - PO # [PO Number] » (Reçu - N° de bon de commande [numéro])



5. Une fois qu’une commande spéciale a un état d’exécution de commande spéciale égal à Completed (terminé)
i. La zone de menu déroulant est désactivée.
ii. Le texte dans la zone de menu déroulant sera « Completed » (Terminé)

Envoi d’une ou de plusieurs sessions

 
1. Après avoir attribué des transferts et des commandes à des commandes spéciales, vous devrez cliquez sur le bouton Submit (envoyer).



2. Une fois que vous avez sélectionné ce bouton, votre session antérieure se termine. Une nouvelle session début après que vous avez mis à jour une attribution d’exécution.

3. Alors que les informations de la session envoyée sont transmises au client Ascend RMS, les lignes de commande spéciale qui ont été modifiées deviennent inactives jusqu’à la réussite du transfert des informations au client Ascend RMS.



4. Si une erreur se produit lors de la tentative de mise à jour de l’exécution de la commande, la ligne de commande spéciale devient rouge, l’onglet « Not Yet Ordered » (pas encore commandé) passé dans un état d’erreur et l’erreur s’affiche si vous déplacez le curseur sur la ligne de commande spéciale.



5. Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Submit (envoyer) et que la session d’exécution a été traitée, toutes les commandes spéciales qui ont reçu une exécution apparaîtront sous les onglets adéquats sur la base de leur nouvel état.

Progression de la session



1. S’il reste des sessions d’exécution de commande spéciale non terminées au cours des dernières 24 heures ou des sessions d’exécution de commande spéciale actives, le tableau des états d’exécution de commande spécial s’affiche dans HQ.

2. La progression de la session apparaît dans une section déroulante sous les options de rapport.


Sélectionnez le barème de prix


1. Dans Ascend HQ, allez dans Supplier Catalog Mapping (Mappage du catalogue Fournisseur).

2. Choisissez un catalogue Fournisseur.

3. Utilisez le menu déroulant du barème de prix pour choisir votre niveau de fournisseur.



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